6 Praktische tips om effectiever te werken

We willen allemaal graag effectief werken. We weten allemaal van onszelf dat er genoeg dagen tussen zitten waarin we niet zoveel voor elkaar krijgen als we hadden gewild. Maar we herkennen ook allemaal wel momenten dat we volledig ‘in the zone’ zitten, waarbij focus houden wél lukt en je in korte tijd heel veel voortgang boekt.
Dat er talloze zelfhulpboeken (met maandelijks nieuwe boeken) en blogs over dit onderwerp geschreven zijn geeft aan hoe sterk de behoefte ligt om hier beter in te worden. Wij hebben ons de afgelopen maanden verdiept in dit onderwerp en delen in deze blog onze ervaringen. 
We focussen ons eerst kort op de psychologie van focus houden en afleiding door technologie, daarna volgen praktische tips voor effectief werken en effectief vergaderen. We eindigen met leesvoer die je helpen nieuwe gewoonten aan te leren! 

Hierbij alvast de allerbelangrijkste tips op een rijtje:

  • probeer je werk zoveel mogelijk te laten aansluiten bij je capaciteiten zodat je vaker in een ‘state of flow’ kan komen
  • wees minder kritisch op jezelf, accepteer dat je niet altijd in een state of flow kan zijn en dat afleiding erbij hoort
  • ga vaker een stukje lopen of sporten om je hoofd leeg te maken en complexe problemen onbewust op je in te laten werken
  • lees regelmatig een stukje over effectief werken, je zult herhaaldelijk er mee bezig moeten zijn voordat nieuwe positieve gewoonten erin slijten
  • kijk kritisch naar hoe jij afgeleid wordt en neem maatregelen om dit te beperken
  • informeer collega’s (en evt. vrienden) over je nieuwe werkwijze en vraag om begrip

Wat is de state of flow?

Iedereen zou wel op commando willen leren om focus te houden. Het is helaas een illusie om te denken dat je een zogenaamde ‘state of flow’ altijd en onbeperkt kan oproepen. Zo werkt het menselijk brein nou eenmaal niet. In deze flow kun je terechtkomen als het werk uitdagend genoeg (maar niet te moeilijk waardoor je vastloopt) en dit overeenkomt met je capaciteiten (en beide op dezelfde manier doorontwikkelen). Hoewel je niet altijd dit type werk kan uitvoeren, helpt het je wel te weten wat flow is en hoe je erin kan komen. Door uitdagende taken te zoeken (als je verveling ervaart) of jezelf bij te scholen (als je angst/stress ervaart) wordt de kans groter dat je in een state of flow komt. Dit zal je zeker helpen om effectief te werken.

Naast deze states of flow zijn er ook momenten van uitstelgedrag. Dit is natuurlijk gedrag wat je nooit compleet kan voorkomen, en uit onderzoek blijkt dat een onderwerp parkeren juist voor betere resultaten kan zorgen (als je het op de goede manier doet!). Omdat je je onderbewustzijn de kans geeft een uitgebalanceerde overweging te maken kom je tot vaak betere beslissingen in vergelijking met onder hoge druk beslissen. Je kan dit extra stimuleren door een lastig onderwerp te pakken, het probleem te definiëren en vervolgens weer los te laten. Het helpt als je daarna een lange wandeling maakt (dagelijks een wandeling is sowieso een van de beste goede gewoontes om aan te leren). Als je dan na een dag of twee met het onderwerp aan de slag gaat kan het goed zijn dat je een stuk sneller tot een goed en gedegen antwoord komt.

Afleiding door technologie

Vandaag de dag worden we constant afgeleid. Niet af en toe, niet heel vaak, maar altijd. In een interview van 2011 vertelde Steve Jobs dat hij zijn kinderen weghield van zijn net gelanceerde iPad. Dat zelfs de bedenkers van deze techniek hun eigen kinderen weghouden van wat zij hebben gecreëerd zegt veel over de risico’s. De grootste afleider is niet je smartphone, maar het gevoel dat je smartphone je geeft. Als jij je smartphone gebruikt zoals de gemiddelde Nederlander dit doet, dan heb je vrienden en familie die verwachten dat je altijd bereikbaar bent om op een whatsappje te reageren. Dan zit je in meerdere whatsapp groepen waar de hele dag door activiteit is, en gebruik je Instagram en een of meerdere nieuws-apps. Door de notificaties van apps triggeren je constant om de smartphone te pakken zodat je alle meldingen wegwerkt. Met de groei van wearables, Internet of Things (IOT) en de nog steeds geldende wet van Moore (waardoor de snelheid van computerchips zich blijft verdubbelen) zal afleiding in de toekomst eerder een groter dan een kleiner probleem worden. 
Het menselijk brein is niet gemaakt om te multitasken, uit onderzoek blijkt dat we dat gewoon niet kunnen. Al die afleiding zorgt niet voor je beste werk en het kan lastig worden om überhaupt aan complexe zaken te beginnen, waardoor je uitstelgedrag gaat vertonen en het vertrouwen kan verliezen dat je het gaat lukken.

6 Tips om effectiever te werken

Tip 1: op een andere manier naar apps kijken

Je hoeft Instagram en Facebook niet te verwijderen. Die apps voorzien in hele nuttige behoeften. Alleen kijk naar hoe je deze apps wilt gebruiken, en of dit aansluit met hoe jij ze nu gebruikt. Het kan namelijk heel nuttig zijn om even te kijken wat een oude kennis nu doet, of hoe het profiel van een sollicitante eruit ziet. Maar elke dag 50x je Instagram feed checken, dat is een ander verhaal. Bewustwording is de eerste stap in het verminderen van dit gedrag.

Tip 2: meldingen uitschakelen op je telefoon

In systeeminstellingen kan je alle meldingen uitzetten, van push notificaties tot de rode meldingen bij apps. De dopamine die vrijkomt bij het openen van een appje waarmee de notificatie wegspringt is zeer verslavend. Het uitzetten van meldingen zorgt sowieso voor een lager gebruik van deze apps en is dus aan te raden. Wij doen dit al maanden en dit is een van de makkelijkste manieren om minder vaak naar je telefoon te grijpen. 

Tip 3: meldingen uitschakelen op je laptop

Denk hierbij aan web push meldingen, agenda items, slack of soortgelijke chatprogramma’s. Als het in je bedrijf gangbaar is om altijd bereikbaar te zijn, overweeg dan om blokken te introduceren waarin je niet online hoeft te zijn.

Tip 4: niet meer real-time overal op reageren

Probeer aan te leren dat je nog maar 1x per uur naar je mail kijkt (het liefst 2x per dag). Zo kan je met de Inbox Pause Plugin voor Gmail met één druk op de knop de overvloed aan nieuwe e-mail pauzeren. Probeer schema’s in te bouwen waarin je slack uitzet en je telefoon weglegt (aan de andere kant van de kamer bijvoorbeeld). Geef bij collega’s aan dat je zo goed mogelijk probeert te focussen en daardoor minder snel reageert via deze communicatiekanalen, maar je altijd kunnen bereiken door je te bellen als het echt dringend is.

Tip 5: focus momenten blokken

Moeilijke dingen vereisen aandacht. Aandacht zonder afleiding van collega’s, radio, je partner, appjes, mailtjes, televisie of andere dingen. Pure en totale aandacht voor het op te lossen probleem. Plan 2x per week een blok van 2 uur in die je heilig maakt. Vertel je collega’s en partner dat je in deze periode niet bereikbaar bent en sluit jezelf op. Zorg ervoor dat je een werkplek hebt waar je optimaal kunt concentreren. Dit is voor iedereen anders, de een werkt graag thuis, de ander in de bibliotheek met een koptelefoon op. Het is erg belangrijk dat je je telefoon niet meeneemt of op flight modus zet, zodat je ook echt niet bereikbaar bent. Wij hebben dit een tijdje geprobeerd maar werkte niet goed omdat we ons niet aan de tijdsblokken hielden. Zo zie je maar dat een afspraak in je agenda plannen om te focussen zonder afleiding niet de oplossing is, maar slechts de eerste stap.

Tip 6: sla artikelen op om later te lezen

Wij gebruiken Pocket om interessante artikelen die we tegenkomen op bijvoorbeeld Linkedin of een blog een ander moment te lezen. Deze gratis app + chrome extensie zorgt ervoor dat je artikelen (offline) kan opslaan en synchroniseren, ongeacht of je het leest op je laptop, smartphone of tablet. 

Hoe plan je een effectieve vergadering

Veel vergaderingen zijn ongestructureerd en onvoorbereid. Je ziet ook dat dit al snel de norm wordt. Niemand stelt hierover vragen of vindt dit raar. Maar als je een meeting hebt met 4 personen en je bent de eerste 15 minuten bezig met het definiëren van het probleem dan is er al weer een uur aan totale productieve tijd verloren gegaan. Erger nog is dat door een matige voorbereiding de afspraak over onderwerpen gaat die veel minder relevant zijn voor de business dan als er kaders van te voren waren gesteld. Mensen zijn erg geneigd om van de hak op de tak op onderwerpen door te gaan, waarbij we kunnen inzoomen op detailniveau en daar een heel uur aan wijden of juist weer overspringen naar een compleet ander onderwerp. Dit maakt veel meetings niet effectief. Als je ervan bewust bent hoe waardevol jouw tijd is, en dit vermenigvuldigt met de tijd van alle anderen tijdens de afspraak, dan snap je hoe belangrijk het is om hier kritisch naar te kijken.

Enkele tips om meetings effectiever te laten lopen zijn:

  • wees heel kritisch bij het uitnodigen van deelnemers, nodig alleen deelnemers uit die echt bijdragen aan de afspraak.
  • een manager hoeft niet altijd aanwezig te zijn, als hij/zij daarna ook een samenvatting kan ontvangen per mail. Dit scheelt tijd en de informatie is geborgd.
  • zorg voor een goede beschrijving bij het maken van de afspraak. Dit voorkomt onduidelijkheden en miscommunicaties
  • leg goed uit wat er verwacht wordt van de deelnemers. De vuistregel is dat voor elke meeting mensen zaken moeten hebben voorbereid. Hiervoor moet men weten: wat is het doel van de meeting (wat is het op te lossen probleem) en er moet voldoende tijd zijn om de meeting voor te bereiden.
  • Zorg ervoor dat meetings op tijd beginnen. Dit is de verantwoordelijkheid van iedere individu. Spreek de ander erop aan als hij of zij te laat is. Als iemand te laat is en dit niet heeft doorgegeven, gaat de meeting door zonder hem/haar.
  • Een samenvatting van de meeting wordt achteraf doorgestuurd naar de deelnemers en eventuele andere stakeholders.

Leestips voor effectief werken

Mocht je nog meer willen weten om onverstoorbaar aan het werk te kunnen gaan dan kunnen we onderstaande boeken van harte aanraden. Het is onze ervaring dat hoe vaker je met dit onderwerp geconfronteerd wordt hoe groter de kans is dat je structurele positieve veranderingen gaat realiseren. 
Blogs
https://blog.doist.com/deep-work/
https://www.nirandfar.com/best-articles/
https://medium.com/mind-cafe/the-complete-guide-to-developing-your-focus-fb7c13ce4efb 
Boeken
Indistractable - Nir Eyal
Digitaal Minimalisme - Cal Newport
Flow - Mihaly Csikszentmihalyi